Чеклист организатора лекции, мастер-класса, семинара

В терминологии GTD проект — это любое дело, для завершения которого требуется более одного действия. Практически в любом проекте есть нюансы, на первый взгляд не очевидные. Полезно иметь перед глазами список, сверяясь с которым можно минимизировать количество проблем и несостыковок, неизменно возникающих в процессе подготовки и во время проведения. В случае с организацией лекции проект можно поделить на следующие части: коммуникации с лектором, с площадкой, техническая подготовка, документация хода события, ее пост-обработка и публикация.

Лектор

• Договорились ли вы с лектором о дате и месте проведения лекции и условиях, на которых состоится его выступление?

• Договорились ли вы о том, будет ли лекция сопровождаться презентацией? С чьего компьютера она будет показываться?

• Договорились ли вы о формате презентации, о наличии вашего логотипа на слайдах?

• Просмотрели ли вы план лекции и саму презентацию?

• Связались ли вы с лектором накануне лекции и уточнили время его прихода?

Площадка

• Предоставляет ли площадка все необходимое оборудование, или что-то нужно арендовать?

• Подходит ли оно для вашего мероприятия? Проверить нужно такие параметры, как мощность проектора, максимальная громкость имеющейся в помещении аудиосистемы

• Есть ли у вас контактные данные ответственного лица, человека, который будет контролировать процесс на месте?

• Знакомы ли с требованиями техники? При возможности, постарайтесь обсудить технические нюансы именно с техниками, теми, кто будет подключать оборудование.

• Договорились ли вы с площадкой, кто будет заниматься расстановкой стульев, подготовкой помещения к событию?

Оборудование

• Подходит ли имеющееся оборудование для вашего мероприятия? Проверить нужно такие параметры, как мощность проектора, максимальная громкость имеющейся в помещении аудиосистемы.

• Отдельно стоит выделить вопрос микрофонов. Для разных мероприятий понадобятся разные типы микрофонов: если лекторов несколько, помещение большое и предполагаются вопросы, то лучше использовать радиомикрофоны; в отдельных случаях (например, если критично сразу же получить качественную аудиодорожку к видео) понадобится петличный микрофон.

• Есть ли у вас контактные данные ответственного лица, человека, который будет контролировать процесс на месте?

• Знакомы ли с требованиями техники? При возможности, постарайтесь обсудить технические нюансы именно с техниками, с теми, кто будет подключать оборудование.

• Выясните, каким способом подключается проектор.

Наиболее распространенные варианты входов на проекторах: VGA, S-Video и DVI. На ноутбуках самым распространенным выходом является VGA (он есть даже на самых скромных моделях и нетбуках), реже S-Video. Новые ноутбуки от Apple, произведенные после осени 2008-го (Macbook, Macbook Pro, Macbook Air) оснащены выходом Mini DisplayPort, старые — mini-DVI, DVI, а некоторые модели и S-Video. Запутаться в этом довольно просто, а переходники стоят порядочно, поэтому если лектор планирует демонстрировать презентацию с мака, стоит заранее выяснить его модель и наличие у владельца переходника подходящего вам стандарта. Я не просто так акцентирую внимание на этом вопросе. Недосмотр может стоить вам денег, испорченных нервов и недовольства публики.

Зоопарк портов. У DVI есть разновидности.

Видеозапись

• Достаточно ли в помещении освещения для записи? Выбрали ли вы оптимальную точку для съемки, при которой всё происходящее будет помещаться в кадр? Есть ли у вас штатив?

• Назначен ли ответственный за съемку? Чаще всего этот процесс нужно контролировать вручную, просто поставить камеру и запустить запись недостаточно.

• Продумали ли вы вопрос записи звука? Чаще всего звук стоит записывать отдельно, забирая сигнал непосредственно с микрофона, чтобы потом смонтировать с видео, либо же, если это позволяет камера, подключить к микрофону её.

• Кто будет заниматься обработкой и монтажом лекции?

Раздаточный материал

• Понадобится ли какой-то раздаточный материал для полноценного усвоения материала лекции (печатные иллюстрации, схемы и т.д.)?

• Если есть возможность, есть ли возможность записать презентации на CD или скопировать на флэшку прямо на месте?

После лекции

• Будут ли опубликованы материалы лекции в интернете (презентация или pdf, видео)? Где, на каких ресурсах?

• Получено ли на это согласие лектора? В случае с видео полезно иметь формальный документ, подтверждающий согласие лектора на публикацию материала.

• Будет ли сделан транскрипт лекции, субтитры к видео? Возможно, потребуется перевод на другие языки?

• Налажен ли канал коммуникации со слушателями лекции (собраны ли email’ы, создана ли группа в какой-либо социальной сети, в которой будут опубликованы материалы)?

Презентации удобно публиковать на Slideshare, продолжительные видео — на Vimeo (при наличии платного аккаунта), а на Overstream можно создать субтитры к онлайн-видео.

Этот список доступен в виде публичного чеклиста на Checkvist. Если вы пользуетесь этим сервисом, вы можете скопировать список к себе и исправить/дополнить его по своему желанию.

(To be updated)