Чеклист организатора лекции, мастер-класса, семинара

В терминологии GTD проект — это любое дело, для завершения которого требуется более одного действия. Практически в любом проекте есть нюансы, на первый взгляд не очевидные. Полезно иметь перед глазами список, сверяясь с которым можно минимизировать количество проблем и несостыковок, неизменно возникающих в процессе подготовки и во время проведения. В случае с организацией лекции проект можно поделить на следующие части: коммуникации с лектором, с площадкой, техническая подготовка, документация хода события, ее пост-обработка и публикация.

Лектор

• Договорились ли вы с лектором о дате и месте проведения лекции и условиях, на которых состоится его выступление?
• Договорились ли вы о том, будет ли лекция сопровождаться презентацией? С чьего компьютера она будет показываться?
• Договорились ли вы о формате презентации, о наличии вашего логотипа на слайдах?
• Просмотрели ли вы план лекции и саму презентацию?
• Связались ли вы с лектором накануне лекции и уточнили время его прихода?

Площадка

• Предоставляет ли площадка все необходимое оборудование, или что-то нужно арендовать?
• Подходит ли оно для вашего мероприятия? Проверить нужно такие параметры, как мощность проектора, максимальная громкость имеющейся в помещении аудиосистемы
• Есть ли у вас контактные данные ответственного лица, человека, который будет контролировать процесс на месте?
• Знакомы ли с требованиями техники? При возможности, постарайтесь обсудить технические нюансы именно с техниками, теми, кто будет подключать оборудование.

Оборудование

• Подходит ли имеющееся оборудование для вашего мероприятия? Проверить нужно такие параметры, как мощность проектора, максимальная громкость имеющейся в помещении аудиосистемы.
• Отдельно стоит выделить вопрос микрофонов. Для разных мероприятий понадобятся разные типы микрофонов: если лекторов несколько, помещение большое и предполагаются вопросы, то лучше использовать радиомикрофоны; в отдельных случаях (например, если критично сразу же получить качественную аудиодорожку к видео) понадобится петличный микрофон.
• Есть ли у вас контактные данные ответственного лица, человека, который будет контролировать процесс на месте?
• Знакомы ли с требованиями техники? При возможности, постарайтесь обсудить технические нюансы именно с техниками, с теми, кто будет подключать оборудование.
• Выясните, каким способом подключается проектор.

Видеозапись

• Достаточно ли в помещении освещения для записи? Выбрали ли вы оптимальную точку для съемки, при которой всё происходящее будет помещаться в кадр? Есть ли у вас штатив?
• Назначен ли ответственный за съемку? Чаще всего этот процесс нужно контролировать вручную.
• Продумали ли вы вопрос записи звука? Чаще всего звук стоит записывать отдельно, забирая сигнал непосредственно с микрофона, либо же, если это позволяет камера, сразу же с микрофона.
• Кто будет заниматься обработкой и монтажом лекции?

После лекции

(To be updated)